Ved innvilgelse av sertifisering utstedes et sertifiseringsdokument. Vilkår for innvilgelse og opprettholdelse av sertifisering er regulert i Avtale om sertifisering. Sertifiseringsdokument har en gyldighet på 6 år fra utstedelsesdato. Sertifiseringsdokument er underlagt periodisk kontroll så lenge det er gyldig.
Sertifiseringsprosessen er lik for følgende frivillige tjenester:
- Utlegg av forankring
- Ettersyn og utskiftning av forankringssystemer
- Midlertidig utbedring av innhengning i sjø
- Montering av flyter, flåte og ekstrautstyr
- Vask av innhengning
- Avlusning
- Slep av komponenter til akvakulturanlegg
- Inspeksjon av flåte og innhengning med ROV Følgende §§ i NYTEK23 skal etterleves: 5, 6, 7, 13, 14, 15, 33 og 44
Prosessbeskrivelse
Søknad – Avtale – Evaluering av kvalitetssystem – Inspeksjon av tjeneste – Lukking av eventuelle funn – Utstedelse av sertifiseringsdokument – Periodisk kontroll – Re-sertifisering etter 6 år
Dersom sertifiseringen opphører, vil Norsk Akkreditering bli varslet
Sertifiseringsdokument
Utgangspunktet for sertifisering er at tjenesteprodusenten får utstedt et sertifiseringsdokument. Innholdet i dette er definert i NYTEK23-forskriftens relevante §§ 5, 6. 7, 13, 14, 15, 23, 33, 43, 44 og 46 7.ledd for aktiviteten.
Sertifiseringsdokumentet har en gyldighet på 6 år fra utstedelsesdato. For å få utstedt og opprettholdt sertifiseringsdokumentet skal følgende gjennomføres:
- Vurdering av kvalitetssystem hos tjenesteprodusenten
- Inspeksjon av aktivitet det søkes sertifisering for
Hvert andre år følger en oppfølging av kvalitetssystem og sertifiserte tjenester.
Søknad for tjeneste som ønskes sertifisert
Tjenesteprodusenten må sende inn søknad på tilsendt skjema. Evaluering av søknad (kredit-sjekk, tilsendt type dokumentasjon), vil bli gjennomført. Dersom dette er tilstrekkelig til å gjennomføre oppstart av sertifisering kan avtale om framdrift avklares. Dersom det ikke er tilstrekkelig grunnlag for å godkjenne søknad basert på tilsendt dokumentasjon vil det bli tatt kontakt og gitt årsak. Enten bes det om mer dokumentasjon tilsendt, eller inngås det ikke avtale om sertifisering. Dersom det ikke inngås avtale om sertifisering, vil Norsk Akkreditering bli varslet om årsak.
Signering av avtale
Tjenesteprodusent må signere avtale med Aquastructures AS om oppdraget. Avtalen tilsendes fra Aquastructures.
Evaluering ledelses- og styringssystem
Evaluering av ledelses- og styringssystem gjennomføres hos tjenesteprodusent eller via video-møte. Det utarbeides rapport etter gjennomført inspeksjon. Eventuelle funn må lukkes før sertifisering innvilges.
Inspeksjon av utførelse av tjeneste
Inspeksjon gjennomføres for å verifisere dokumentasjon og prosesser/prosedyrer beskrevet i ledelses- og styringssystemet. Inspeksjon må gjennomføres før sertifisering innvilges. Det utarbeides rapport etter gjennomført inspeksjon. Eventuelle funn må lukkes før sertifisering innvilges.
Innlemming av flere tjenester i omfanget
I løpet at sertifiseringsdokumentets gyldighetsperiode kan det oppstå behov for å inkludere flere tjenester. Ta kontakt for mer informasjon.
Krav om rapportering
Tjenesteprodusenten er pliktig til å utstede en rapport etter gjennomført tjeneste med oppsummering av hva som er utført og resultater/konklusjoner/anbefalinger. For utlegg av forankringskomponenter stilles det krav i NYTEK23 §23 for innhold i rapporten. For frivillige tjenester skal det utstedes rapport med relevante punkter for tjenesten som skal utføres.
Periodisk kontroll
Så lenge sertifiseringsdokumentet er gyldig, er sertifiseringen underlagt periodisk kontroll, og må gjennomføres minst hvert andre år. Periodisk kontroll vil være inspeksjon av tjeneste sertifisert og gjennomgang av tjenesteprodusentens kvalitetssystem.
Re-sertifisering (fornyelse av sertifisering)
Re-sertifisering (om kunden ønsker det) skjer i god tid innen sertifiseringsdokumentet går ut. Ved resertifisering vil det gjennomføres en revisjon av system og en inspeksjon av tjenester inkludert i sertifiseringsomfanget. Sertifiseringsomfanget må avklares med produsent. Dersom flere tjenester er sertifisert, kan inspeksjon av utførelse gjennomføres mellom år for re-sertifisering. Dersom det verifiseres funn, må disse lukkes før sertifiseringsdokument utstedes på nytt. Sertifiseringsdato vil utvides med 6 nye år.
Sertifiseringsdokument og aktiviteter i «hvile»
I perioder hender det at det ikke utføres tjenester som beskrevet i sertifiseringsomfanget. I så tilfelle kan det avtales at oppfølging av tjenester flyttes til et senere tidspunkt, når det er oppdrag. Revisjon av system kan vurderes at skal gjennomføres eller utsettes basert på dette. Det vil kreves jevn kontakt med tjenesteprodusenter rundt dette for å sikre at det er oppnådd felles forståelse knyttet til gyldighet av sertifiseringsdokumentet. Dersom det ikke har vært aktivitet på 3 år må det gjennomføres en revisjon av system og inspeksjon av den frivillige aktivitet ila år 4, ellers vil sertifiseringsdokumentet blir trukket.
Ved fornyelse av forskrift og standard
Ved fornyelse (ny utgivelse) av forskrift og /eller standard skal det gjennomføres en revisjon av kvalitetssystem og en vurdering av de tjenester som er inkludert i sertifiseringsomfanget. Det å avklares hvilke tjenester som skal inkluderes i nytt sertifiseringsomfang. Eksempel på dette var ved endring fra NYTEK til NYTEK23, og fra NS 9415:2009 til NS 9415:2021. Både PSB og sertifiseringsomfang må vise til rett versjon av forskrift og standard.
Årlig avgift sertifiseringsdokument
Sertifiseringsdokumentet kommer med en årlig avgift, som dekker avgift til Norsk Akkreditering, og endring i sertifiseringsdokumentet gjennom året.